SEO danışmanıyla aylık toplantı: gündem ve karar kaydı
SEO danışmanınızla aylık toplantıyı verimli kılan yapı: 45 dakikalık gündem şablonu, karar kaydı formatı ve toplantıya hiç girmemesi gereken konular.
Yazan Roozbeh Nazari · CEO
Aylık SEO toplantısı çoğu şirkette iki biçimden birine düşer: danışmanın elli slaytlık bir sunumu okuduğu tek yönlü bir seans, ya da bir önceki toplantıda alınan kararların kimse tarafından hatırlanmadığı serbest bir sohbet. İkisi de bütçe yakar. Bu yazı, kendi müşterilerimizle kullandığımız toplantı yapısını anlatıyor: kırk beş dakikalık bir gündem, tek sayfalık bir karar kaydı ve toplantıya hiç girmemesi gereken konuların listesi. Yapı, SEO danışmanlığı alan her ölçekteki şirkete uyarlanabilir; klinik örnekleri, çalıştığımız sektörden geliyor.
Toplantıdan önce: rapor okunmuş olmalı
Toplantının ilk kuralı, raporun toplantıda okunmaması. Tek sayfalık aylık rapor toplantıdan en az iki iş günü önce gönderilir; katılımcılar raporu okumuş, sorularını not etmiş olarak gelir. Raporun hangi beş bloktan oluşması gerektiğini ayrı bir yazıda anlattık; burada önemli olan, raporun toplantının girdisi olması, çıktısı olmaması. Rapor toplantıda ilk kez açılıyorsa, toplantı bir okuma seansına dönüşür ve karar için zaman kalmaz.
İkinci ön koşul, önceki toplantının karar kaydının herkesin önünde olması. Karar kaydı yoksa, toplantı her ay sıfırdan başlar.
Kırk beş dakikalık gündem
Beş dakika: önceki kararların durumu. Karar kaydındaki her satır tek tek okunur: yapıldı, yapılmadı, ertelendi. Yapılmayan maddeler için neden sorulmaz, yalnızca yeni tarih ve sahip yazılır. Bu bölüm beş dakikayı aşıyorsa, sorun toplantıda değil, aylık iş yükünün planlanmasındadır.
On dakika: sonuç metrikleri. Organik kaynaklı nitelikli talep sayısı, bir önceki ay ve bir önceki yılın aynı ayına göre. Tek bir soru tartışılır: değişim, yaptığımız işin mi, mevsimin mi, pazarın mı sonucu? Bu sorunun dürüst cevabı çoğu zaman "emin değiliz"dir ve bu cevabı vermek, uydurma bir neden söylemekten iyidir. Sağlık turizminde talebin kaynak pazarın takvimine bağlı olduğunu biliyoruz; Ramazan ayı, yaz tatili ve okul dönemleri Körfez ülkelerinden gelen başvuruları etkiler. Bu tür bir etki tartışılırken kanıt Search Console'un ay bazlı gösterim verisi ve kendi başvuru kayıtlarınızdır.
On dakika: erken uyarı metrikleri. Hedef sorgu kümesinde tıklama ve gösterim, indekslenen hedef sayfa oranı, Core Web Vitals'ta iyi eşiğini geçen URL payı, kritik hatalar. Burada yalnızca değişen şeyler konuşulur; değişmeyen bir metrik gündeme alınmaz.
On beş dakika: kararlar. Toplantının asıl bölümü. Danışman en fazla üç öneri getirir; her öneri için beklenen etki, gereken iş ve sahibi yazılıdır. Müşteri tarafı önerileri kabul eder, reddeder veya erteler. Kabul edilen her öneri karar kaydına girer. Üçten fazla öneri getirilmez, çünkü bir ayda üçten fazla anlamlı işin uygulandığını nadiren görüyoruz.
Beş dakika: kapsam ve engeller. Uygulama bekleyen öneri sayısı kaç? Hangi işler danışmanın değil, geliştirici ekibin veya içerik ekibinin kuyruğunda bekliyor? Bu bölüm, SEO'nun bir danışman işi değil bir organizasyon işi olduğunu her ay hatırlatır. Danışmanlığın nerede bitip uygulamanın nerede başladığını hizmet modelimizde ayırdık; toplantıda da bu sınır görünür olmalı.
Karar kaydı formatı
Karar kaydı bir tablo değil, bir metin dosyası olabilir; önemli olan her satırın aynı beş alanı taşıması. Tarih: kararın alındığı toplantı. Karar: tek cümle, fiil ile başlar ("Arapça tedavi sayfalarına hekim bilgisi eklenecek"). Sahip: bir kişi, bir ekip değil. Son tarih: bir gün, bir ay değil. Durum: açık, tamamlandı, iptal. Altıncı bir alan olarak "neden" eklenebilir; bir yıl sonra kaydı okuyan biri, kararın hangi veriye dayandığını görmeli.
Kayıt paylaşılan bir belgede tutulur ve her toplantıdan sonra yirmi dört saat içinde güncellenir. Kararlar yalnızca SEO işlerini değil, karar vermemeyi de kapsar: "Farsça blog çevirisi bu çeyrek ertelendi, gerekçe bütçe" satırı, üç ay sonra aynı tartışmayı yeniden açmayı engeller. Kapatılan her karar kayıttan silinmez, tamamlandı olarak işaretlenir; kaydın uzunluğu, ilişkinin tarihidir. Bu işi danışman yapar; toplantının çıktısını üretmek, danışmanlık hizmetinin parçasıdır. İlk doksan günün kararları ile sonraki ayların kararları farklı karakterde olur; ilk dönemin neye odaklanması gerektiğini yol haritası yazısında anlattık.
Toplantıya girmemesi gerekenler
Bazı konular toplantıyı ele geçirir ve karar için ayrılan zamanı tüketir. Sıralama listeleri: "bu kelimede kaçıncıyız" sorusu, bir kişinin tarayıcısında görülen sonuçla cevaplanmaz; kişiselleştirme, konum ve cihaz sonucu değiştirir. Sıralama konuşulacaksa, Search Console'daki ortalama pozisyon ve o sorgunun tıklama sayısı üzerinden konuşulur. Algoritma güncellemesi spekülasyonu: bir güncelleme olduğunda soru "ne değişti" değil, "bizim sayfalarımızda ne değişti" olmalı; bu da erken uyarı bölümünde on saniyelik bir cevaptır. Rakip tartışması: rakibin ne yaptığı ilginçtir ama karar üretmez; rakip analizi toplantı değil, ayrı bir çalışma konusudur. Araç karşılaştırması: hangi SEO aracının daha iyi olduğu tartışması müşterinin bütçesiyle ilgisizdir.
Katılımcılar
Müşteri tarafında iki kişi yeter: kararı verebilecek biri ve uygulamayı yapacak ekibin temsilcisi. Klinikte bu genellikle pazarlama sorumlusu ve web sitesinden sorumlu kişidir; hasta koordinatörünün üç ayda bir katılması, talep kalitesi tartışmasını gerçek zeminde tutar. Danışman tarafında bir kişi; teknik bir konu gündemdeyse o ay için geliştirici de davet edilir, ancak kalıcı katılımcı olmaz. Toplantıya altıdan fazla kişi giriyorsa, toplantı bir sunuma dönüşür ve kararlar başka bir yerde alınır.
Üç aylık ve yıllık toplantılar
Aylık yapının yanında iki farklı toplantı daha var. Üç ayda bir yapılan toplantı, aylık toplantıdan farklı olarak KPI setinin kendisini sorgular: doğru şeyi mi ölçüyoruz, hedef sorgu kümesi hâlâ doğru mu, yeni bir locale veya tedavi alanı kapsama girdi mi? Yıllık toplantı ise sözleşmenin kendisine bakar: kapsam, bütçe, çalışma yüzeyi ve ilişkinin devam edip etmeyeceği. Bu üç toplantı türünü karıştırmamak, aylık toplantının kırk beş dakikada bitmesinin ön koşuludur.
Kendi pratiğimiz
Biz aylık toplantıyı danışmanlığın en değerli kırk beş dakikası olarak görüyoruz ve toplantı yapılmadan geçen bir ayı eksik teslimat sayıyoruz. Karar kaydını müşterinin belgesinde tutuyoruz, kendi sistemimizde değil; ilişki bittiğinde kayıt müşteride kalır. Raporun tüm verisini müşterinin Search Console ve GA4 hesabından çekiyoruz; herkese açık örnekleri raporlar sayfasında görebilirsiniz. Toplantı yapısının kendisi karmaşık değil; zor olan, her ay aynı disiplinle uygulamak.