Google Business Profile yöneticisi: roller ve erişim
Kim Google Business Profile yöneticisi, kim sahip olmalı? Roller, sınırlar, 7 günlük kural ve ekipler için güvenli bir erişim modeli.
Yazan Roozbeh Nazari · CEO
Yerel bir işletme kaydında yaşanan erişim sorunlarının çoğu saldırı değildir. Geride bırakılmış izlerdir: hâlâ sahip rolünde görünen eski bir çalışan, profili kendi hesabı üzerinden kuran bir ajans, birincil sahip rolünü kişisel Gmail adresinde tutan bir kurucu. Kimin Google Business Profile yöneticisi, kimin sahip olacağına ve kimin hiç erişimi olmayacağına karar vermek, müşterilerinizin Arama'da ve Haritalar'da gördüğü kaydı koruyan küçük bir yönetişim işidir. Bu rehber, Google'ın belgelediği üç rolü, kişilerin nasıl eklendiğini, değiştirildiğini ve kaldırıldığını, ayrıca tek şubeli işletmeler, klinikler ve çok şubeli markalar için önerdiğimiz erişim modelini anlatıyor.
Google Business Profile üzerindeki üç rol
Google'ın yardım belgeleri üç rol tanımlar. Her profilin tam olarak bir birincil sahibi vardır. Bir profilde birden fazla sahip ve birden fazla yönetici bulunabilir. Roller arasındaki farklar dardır, ancak bir şeyler ters gittiğinde belirleyici olur. Bu yüzden rolleri profil sorunsuz çalışırken, yani henüz kimseyle bir anlaşmazlık yaşanmamışken netleştirmek gerekir.
- Birincil sahip: her profilde bir tane bulunur. Birincil sahip, sahiplerin bütün yetkilerine sahiptir ve birincil sahiplik başka birine devredilmeden profilden kaldırılamaz.
- Sahip: tam kontrole sahiptir. Kişi ekleyip kaldırabilir, başkalarının rolünü değiştirebilir ve profili silebilir.
- Yönetici: iki istisna dışında sahiple neredeyse aynı erişime sahiptir. Yönetici kişi ekleyip kaldıramaz ve profili silemez.
Günlük işte roller birbirinin aynısı gibi görünür. Google'a göre sahipler de yöneticiler de çalışma saatleri, adres, telefon numarası ve URL'ler gibi işletme bilgilerini düzenleyebilir, Google'ın önerdiği güncellemeleri kabul edebilir, gönderi yayınlayabilir, fotoğrafları ve ürünleri yönetebilir, yorumlara ve sorulara yanıt verebilir, mesajlaşmayı kullanabilir, performans verilerini indirebilir ve Google Ads hesap bağlantılarını yönetebilir. Kayıt üzerinde çalışan hemen herkes için yönetici rolünün yeterli olmasının nedeni budur.
Google Business Profile yöneticisi neler yapabilir, neler yapamaz?
Pratikteki okuma basittir. Yönetici işi yapabilir; işi kimin yapacağını ise yalnızca sahip değiştirebilir. Bir kişinin tek ihtiyacı tatil saatlerini güncellemek, fotoğraf yüklemek, yorumları yanıtlamak veya aylık rakamları almaksa, yönetici rolü bunların hepsini karşılar. Yöneticinin yapamadığı iki şey, yani kişileri yönetmek ve profili silmek, geri alınması en zor iki işlemdir.
Bu, en az yetki ilkesinin yerel bir kayda uygulanmış hâlidir: her kişiye, görevlerini tamamlamasına yetecek en düşük rolü verin. Böylece ele geçirilmiş bir hesabın, aceleyle yapılmış bir işten çıkış sürecinin veya bir tedarikçiyle yaşanan anlaşmazlığın vereceği zarar sınırlanır ve kimsenin işi yavaşlamaz.
Sık yapılan hata, rolü işin kapsamına göre değil, kişinin unvanına göre vermektir. Pazarlama müdürü olmak sahip rolünü gerektirmez. Belirleyici olan soru şudur: bu kişinin profile başka birini eklemesi veya profili silmesi gerekecek mi? Yanıt hayırsa doğru rol yöneticidir.
Kişiler nasıl eklenir, değiştirilir ve kaldırılır?
Erişim, profil ayarlarındaki "Kişiler ve erişim" bölümünden yönetilir. Sahip, Ekle seçeneğini seçer, kişinin e-posta adresini girer, Sahip veya Yönetici rolünü belirler ve daveti gönderir. Google, davet edilen kullanıcıların daveti kabul eder etmez erişim kazandığını belirtir. Rol değiştirmek için sahip, ilgili kişinin kaydını açar, erişim düzeyini düzenler ve kaydeder. Birini kaldırmak için sahip kişiyi seçer ve kişiyi kaldırma seçeneğini kullanır. Birincil sahip olmayan herkes, profili yönetmeyi bırakmayı seçerek kendi isteğiyle de ayrılabilir.
Devir teslim planlamadan önce Google'ın belgelerindeki iki ayrıntıyı bilmekte fayda var:
- Yeni sahipler ve yöneticiler 7 gün boyunca kısıtlıdır. Bu sürede profili silemez veya silinmiş profili geri getiremez, diğer sahipleri ya da yöneticileri kaldıramaz ve birincil sahipliği devredemezler. Denendiğinde hata mesajı görüntülenir.
- Bir kişiyi kaldırmak, onun yaptığı işi kaldırmaz. O kişinin yazdığı yorum yanıtları, gönderiler ve yorumlar profilde kalır.
7 günlük kuralın planlamaya dönük bir sonucu vardır. Birincil sahip rolünü taşıyan bir çalışan hafta sonunda işten ayrılıyorsa, yerine gelecek kişiyi son gününde eklemek temiz bir devir için çok geçtir. Yeni sahibi erkenden ekleyin, kısıtlama süresinin dolmasını bekleyin, birincil sahipliği devredin ve eski hesabı ancak bundan sonra kaldırın.
Aynı mantık yeni bir ajansla çalışmaya başlarken de geçerlidir. Ajansı sözleşmenin ilk gününde yönetici olarak eklemek içerik çalışmalarını geciktirmez, çünkü kısıtlama düzenleme işlerini değil, yalnızca silme, kişi kaldırma ve sahiplik devri gibi işlemleri kapsar.
Ekipler ve ajanslar için sade bir erişim modeli
Aşağıdaki yapı çoğu kurum için işe yarar ve bir yerel SEO çalışmasının başında bizim de kurduğumuz yapıdır:
- Birincil sahip: şirketin kontrolündeki bir Google hesabı. Kişisel bir Gmail adresi veya ajansın giriş bilgisi olmamalıdır. Hesabı iki adımlı doğrulamayla koruyun ve kurtarma bilgilerini işletmenin ulaşabileceği bir yerde saklayın.
- Sahipler: işletme içinden bir veya iki kıdemli kişi. Böylece birincil sahibe ulaşılamadığında erişimi yönetebilecek biri her zaman bulunur.
- Yöneticiler: geri kalan herkes. Pazarlama ekibi, çalışma saatlerini güncelleyen ön büro ekipleri ve tüm ajanslar ile serbest çalışanlar bu gruba girer.
Ajanslar sahip değil, yönetici olmalıdır. Google'ın üçüncü taraflarla çalışmaya ilişkin rehberi, erişimi kimin alacağını yalnızca profil sahiplerinin kontrol edebildiğini söyler ve işletmenin koruması gereken konum da budur. Kaydın sahibi olmakta ısrar eden veya profili kendi hesabı altında oluşturan bir ajans, ileride tedarikçi değiştirmenizi zorlaştırır.
Çok sayıda şubesi olan markalarda aynı modeli grup düzeyinde uygulayın. Sahipler ve yöneticiler konum grupları oluşturabilir. Böylece erişim tek tek profil yerine bölge veya marka bazında düzenlenir ve bir sözleşme sona erdiğinde tek bir yerden gözden geçirilir.
Kontrolünüzde olmayan bir profili geri almak
Kayıt mevcut ama işletmede kimsenin erişimi yoksa, Google bir sahiplik talebi süreci sunar. business.google.com/add adresinden başlar, işletmeyi bulur, erişim isteme seçeneğini seçer ve formu doldurursunuz. Mevcut sahip bir e-posta alır ve Google'a göre yanıt vermek için 3 günü vardır. Talep onaylanırsa erişim kazanırsınız. Reddedilirse yine de düzenleme önerebilir veya itiraz edebilirsiniz. 3 gün sonunda yanıt gelmezse, profili kendiniz sahiplenme seçeneği size sunulabilir. Google, vitrin adresi olmayan hizmet bölgesi işletmelerinin standart formu kullanmak yerine destek ekibiyle iletişime geçmesi gerektiğini belirtir.
Talep göndermeden önce akla ilk gelen yerlere bakın: eski şirket posta kutuları, web sitesini kuran kişinin hesabı ve önceki pazarlama tedarikçileri. Mevcut sahibe doğrudan yazıp sizi sahip olarak eklemesini istemek, genellikle resmi yoldan daha hızlıdır.
Klinikler ve diğer hassas sektörler için erişim kuralları
Klinikler ekstra özen gerektirir, çünkü profil hastaya dönük iletişim taşır. Yorum yanıtları ve mesajlar klinik adına yazılır. Bu nedenle yönetici erişimine sahip kişiler, kliniğin hasta bilgileri hakkında nasıl konuştuğu konusunda eğitim almış kişiler olmalıdır. Listeyi kısa tutun, her işlemin bir kişiye kadar izlenebilmesi için ortak şifre yerine kişiye özel hesaplar kullanın ve biri ayrıldığı gün erişimini kaldırın.
Birden fazla dilde hasta kabul eden kliniklerde yorumları yanıtlayan kişi sayısı kolayca artar. Her dil için ayrı bir kişi görevlendirmek makuldür, ancak bu kişilerin hepsi yönetici rolünde kalmalı ve yanıt metinleri için ortak, onaylanmış bir çerçeve kullanmalıdır.
Üçüncü bir tarafla güvenli çalışmak
Google'ın dışarıdan destek alan işletmeler için verdiği ipuçları kullanışlı bir kontrol listesidir. Google, ürünün temellerini önce kendiniz öğrenmenizi, benzer işletmelerle deneyimi sormanızı, aynı anda tek bir sağlayıcıyla çalışmanızı ve performansı her ay gözden geçirmenizi önerir. Uyarı işaretlerini de sıralar: performans verilerini paylaşmayan, Google'ı temsil ettiğini öne süren, profilinizin kaldırılacağı tehdidinde bulunan, anlaşılandan fazla ücret alan veya Arama'da ya da Haritalar'da sabit bir konum vaat eden sağlayıcı. Hiçbir ajans belirli bir sıra için söz veremez ve bunu yapan bir sağlayıcı, kontrolü dışındaki bir şeyi anlatıyordur.
Üç ayda bir yapılacak erişim denetimi listesi
- "Kişiler ve erişim" bölümünü açın ve listedeki herkesin hâlâ işletmeyle çalıştığını doğrulayın.
- Birincil sahibin, iki adımlı doğrulaması açık ve şirketin kontrolünde bir hesap olduğunu kontrol edin.
- Yalnızca içerik düzenlemesi gereken sahiplerin rolünü yöneticiye düşürün.
- Eski çalışanları ve eski tedarikçileri kaldırın. Yeni eklenen kişiler için 7 günlük kısıtlamayı unutmayın.
- Ajansların yönetici erişimine sahip olduğunu ve sözleşmenizde profilin işletmeye ait olduğunun yazdığını doğrulayın.
- Kimin hangi rolde olduğunu ve denetimin tarihini kaydedin.
Erişim bir sıralama taktiği değildir ve profilin ne kadar görünür olduğunu değiştirmez. Sağladığı şey, kayda harcadığınız emeğin kimsenin hatırlamadığı bir giriş bilgisi yüzünden kaybolmamasıdır. Üç ayda bir ayıracağınız on dakika, bunu korumak için yeterlidir.