مدیر Google Business Profile: نقش‌ها و دسترسی
چه کسی باید مدیر Google Business Profile باشد و چه کسی مالک؟ نقش‌ها، محدودیت‌ها، قاعده 7 روزه و یک مدل دسترسی امن برای تیم‌ها و آژانس‌ها.
نوشته Roozbeh Nazari · CEO
بیشتر مشکلات دسترسی در یک پروفایل محلی هک نیست، بلکه چیزهایی است که از قبل جا مانده: کارمند سابقی که هنوز مالک است، آژانسی که پروفایل را با حساب خودش ساخته، یا بنیان‌گذاری که نقش مالک اصلی را روی Gmail شخصی‌اش نگه داشته است. تصمیم درباره اینکه چه کسی مدیر Google Business Profile باشد، چه کسی مالک باشد و چه کسی اصلا دسترسی نداشته باشد، یک کار کوچک حاکمیتی است که از پروفایلی که مشتریان شما در جستجو و نقشه گوگل می‌بینند محافظت می‌کند. این راهنما سه نقش را همان‌طور که گوگل مستند کرده توضیح می‌دهد، می‌گوید افراد چگونه اضافه، تغییر و حذف می‌شوند و مدل دسترسی پیشنهادی ما را برای کسب‌وکارهای تک‌شعبه، کلینیک‌ها و برندهای چندشعبه شرح می‌دهد.
سه نقش در Google Business Profile
مستندات راهنمای گوگل سه نقش را توصیف می‌کند. هر پروفایل دقیقا یک مالک اصلی دارد. یک پروفایل می‌تواند چند مالک و چند مدیر داشته باشد. تفاوت نقش‌ها کم است، اما وقتی مشکلی پیش می‌آید اهمیت پیدا می‌کند.
- مالک اصلی: هر پروفایل یک مالک اصلی دارد. او همه اختیارات مالک را دارد و تا وقتی مالکیت اصلی به فرد دیگری منتقل نشده قابل حذف نیست.
- مالک: کنترل کامل دارد، از جمله افزودن و حذف افراد، تغییر نقش دیگران و حذف پروفایل.
- مدیر: تقریبا همان دسترسی مالک را دارد، با دو استثنا. مدیر نمی‌تواند افراد را اضافه یا حذف کند و نمی‌تواند پروفایل را حذف کند.
در کار روزمره نقش‌ها یکسان به نظر می‌رسند. طبق توضیح گوگل، مالکان و مدیران هر دو می‌توانند اطلاعات کسب‌وکار مانند ساعت کاری، نشانی، شماره تلفن و نشانی‌های اینترنتی را ویرایش کنند، به‌روزرسانی‌های گوگل را بپذیرند، پست منتشر کنند، عکس‌ها و محصولات را مدیریت کنند، به نظرات و پرسش‌ها پاسخ دهند، از پیام‌رسانی استفاده کنند، داده‌های عملکرد را دانلود کنند و پیوند حساب‌های Google Ads را مدیریت کنند. به همین دلیل نقش مدیر برای تقریبا همه کسانی که روی پروفایل کار می‌کنند کافی است.
مدیر Google Business Profile چه کارهایی می‌تواند بکند و چه کارهایی نمی‌تواند
برداشت عملی ساده است. مدیر می‌تواند کار را انجام دهد و فقط مالک می‌تواند تعیین کند چه کسی کار را انجام دهد. اگر فردی فقط باید ساعت کاری تعطیلات را به‌روز کند، عکس بارگذاری کند، به نظرات پاسخ دهد یا اعداد ماهانه را بگیرد، نقش مدیر همه این‌ها را پوشش می‌دهد. دو کاری که مدیر نمی‌تواند انجام دهد، یعنی مدیریت افراد و حذف پروفایل، دقیقا همان دو اقدامی هستند که برگرداندنشان از همه سخت‌تر است.
این همان اصل کمترین سطح دسترسی است که روی یک پروفایل محلی اجرا می‌شود: به هر فرد پایین‌ترین نقشی را بدهید که با آن بتواند وظایفش را انجام دهد. این کار آسیب ناشی از یک حساب لو رفته، یک جدایی عجولانه یا اختلاف با یک تامین‌کننده را محدود می‌کند، بدون اینکه کار کسی کند شود.
افراد چگونه اضافه، تغییر و حذف می‌شوند
دسترسی از تنظیمات پروفایل و بخش «افراد و دسترسی» مدیریت می‌شود. مالک گزینه افزودن را انتخاب می‌کند، ایمیل فرد را وارد می‌کند، نقش مالک یا مدیر را برمی‌گزیند و دعوت‌نامه را می‌فرستد. گوگل اعلام می‌کند که کاربران دعوت‌شده به محض پذیرفتن دعوت دسترسی می‌گیرند. برای تغییر نقش، مالک اطلاعات آن فرد را باز می‌کند، سطح دسترسی را ویرایش و ذخیره می‌کند. برای حذف یک نفر، مالک او را انتخاب می‌کند و گزینه حذف فرد را می‌زند. هر کسی که مالک اصلی نیست می‌تواند با انتخاب توقف مدیریت پروفایل، خودش هم کنار برود.
پیش از برنامه‌ریزی برای تحویل کار، دانستن دو نکته از مستندات گوگل مفید است:
- مالکان و مدیران جدید به مدت 7 روز محدود هستند. در این مدت نمی‌توانند پروفایلی را حذف یا بازیابی کنند، مالکان یا مدیران دیگر را حذف کنند یا مالکیت اصلی را منتقل کنند. در صورت تلاش، پیام خطا نمایش داده می‌شود.
- حذف یک فرد کار او را حذف نمی‌کند. پاسخ به نظرات، پست‌ها و دیدگاه‌هایی که آن فرد نوشته روی پروفایل باقی می‌ماند.
قاعده 7 روزه در برنامه‌ریزی اثر دارد. اگر کارمندی که نقش مالک اصلی را دارد آخر هفته از شرکت می‌رود، اضافه کردن جایگزین در روز آخر برای یک انتقال تمیز خیلی دیر است. مالک جدید را زود اضافه کنید، صبر کنید تا دوره محدودیت تمام شود، مالکیت اصلی را منتقل کنید و فقط پس از آن حساب قدیمی را حذف کنید.
یک مدل دسترسی ساده برای تیم‌ها و آژانس‌ها
ساختار زیر برای بیشتر سازمان‌ها جواب می‌دهد و همان چیزی است که ما در شروع یک پروژه سئوی محلی راه‌اندازی می‌کنیم:
- مالک اصلی: یک حساب گوگل که در کنترل شرکت است، نه Gmail شخصی و نه اطلاعات ورود آژانس. آن را با تایید دومرحله‌ای محافظت کنید و اطلاعات بازیابی را جایی نگه دارید که کسب‌وکار به آن دسترسی داشته باشد.
- مالکان: یک یا دو نفر از افراد ارشد داخل کسب‌وکار، تا همیشه کسی باشد که وقتی مالک اصلی در دسترس نیست بتواند دسترسی‌ها را مدیریت کند.
- مدیران: بقیه افراد، از جمله تیم بازاریابی، کارکنان پذیرش که ساعت کاری را به‌روز می‌کنند و هر آژانس یا فریلنسر.
آژانس‌ها باید مدیر باشند، نه مالک. راهنمای گوگل درباره همکاری با اشخاص ثالث می‌گوید فقط مالکان پروفایل می‌توانند تعیین کنند چه کسی دسترسی داشته باشد و این همان جایگاهی است که کسب‌وکار باید حفظ کند. آژانسی که بر مالکیت پروفایل اصرار دارد یا پروفایل را با حساب خودش می‌سازد، تغییر تامین‌کننده را در آینده برای شما سخت می‌کند.
برای برندهایی با شعبه‌های زیاد، همین مدل را در سطح گروه اجرا کنید. مالکان و مدیران می‌توانند گروه مکان بسازند، بنابراین دسترسی به جای تک‌تک پروفایل‌ها بر اساس منطقه یا برند سازمان‌دهی می‌شود و با پایان یک قرارداد از یک جا بازبینی می‌شود.
بازپس‌گیری پروفایلی که در کنترل شما نیست
اگر پروفایل وجود دارد اما هیچ‌کس در کسب‌وکار به آن دسترسی ندارد، گوگل فرایندی برای درخواست مالکیت فراهم کرده است. از نشانی business.google.com/add شروع می‌کنید، کسب‌وکار را پیدا می‌کنید، گزینه درخواست دسترسی را انتخاب و فرم را تکمیل می‌کنید. مالک فعلی یک ایمیل دریافت می‌کند و طبق توضیح گوگل 3 روز برای پاسخ فرصت دارد. اگر درخواست تایید شود دسترسی می‌گیرید. اگر رد شود همچنان می‌توانید ویرایش پیشنهاد دهید یا اعتراض کنید. اگر پس از 3 روز پاسخی نیاید، ممکن است گزینه ثبت پروفایل به نام خودتان در اختیارتان قرار بگیرد. گوگل یادآوری می‌کند کسب‌وکارهای منطقه خدماتی که نشانی فروشگاه ندارند باید به جای فرم معمول با پشتیبانی تماس بگیرند.
پیش از ثبت درخواست، جاهای بدیهی را بررسی کنید: صندوق‌های ایمیل قدیمی شرکت، حساب کسی که وب‌سایت را ساخته و تامین‌کنندگان قبلی بازاریابی. یک پیام مستقیم به مالک فعلی و درخواست افزودن شما به عنوان مالک معمولا از مسیر رسمی سریع‌تر است.
قواعد دسترسی برای کلینیک‌ها و حوزه‌های حساس
کلینیک‌ها به دقت بیشتری نیاز دارند، چون پروفایل حامل ارتباط با بیمار است. پاسخ به نظرات و پیام‌ها از طرف مرکز نوشته می‌شود، پس کسانی که دسترسی مدیر دارند باید همان افرادی باشند که درباره شیوه صحبت کلینیک از اطلاعات بیماران آموزش دیده‌اند. فهرست را کوتاه نگه دارید، به جای رمز مشترک از حساب‌های فردی با نام مشخص استفاده کنید تا هر اقدام به یک فرد قابل ردیابی باشد و دسترسی را همان روزی که کسی می‌رود حذف کنید.
همکاری امن با یک شخص ثالث
نکته‌های خود گوگل برای کسب‌وکارهایی که از بیرون کمک می‌گیرند یک چک‌لیست کاربردی است. گوگل توصیه می‌کند مبانی محصول را خودتان یاد بگیرید، درباره تجربه با کسب‌وکارهای مشابه بپرسید، در هر زمان با یک ارائه‌دهنده کار کنید و عملکرد را هر ماه مرور کنید. نشانه‌های هشدار را هم فهرست می‌کند: ارائه‌دهنده‌ای که داده‌های عملکرد را به اشتراک نمی‌گذارد، ادعا می‌کند نماینده گوگل است، تهدید به حذف پروفایل شما می‌کند، بیش از مبلغ توافق‌شده هزینه می‌گیرد یا جایگاه ثابتی در جستجو یا نقشه را وعده می‌دهد. هیچ آژانسی نمی‌تواند یک جایگاه مشخص را وعده دهد و ارائه‌دهنده‌ای که چنین می‌کند از چیزی حرف می‌زند که در کنترلش نیست.
چک‌لیست بازبینی فصلی دسترسی
- بخش «افراد و دسترسی» را باز کنید و مطمئن شوید هر فرد فهرست هنوز با کسب‌وکار کار می‌کند.
- بررسی کنید که مالک اصلی یک حساب در کنترل شرکت و دارای تایید دومرحله‌ای باشد.
- نقش هر مالکی را که فقط به ویرایش محتوا نیاز دارد به مدیر کاهش دهید.
- کارمندان سابق و تامین‌کنندگان سابق را حذف کنید و محدودیت 7 روزه افراد تازه اضافه‌شده را در نظر بگیرید.
- مطمئن شوید آژانس‌ها دسترسی مدیر دارند و در قرارداد شما نوشته شده که پروفایل متعلق به کسب‌وکار است.
- ثبت کنید چه کسی چه نقشی دارد و تاریخ بازبینی چیست.
دسترسی یک تاکتیک رتبه‌بندی نیست و میزان دیده شدن پروفایل را تغییر نمی‌دهد. کاری که می‌کند این است که زحمتی که برای پروفایل کشیده‌اید به خاطر اطلاعات ورودی که کسی به یاد ندارد از دست نرود. ده دقیقه در هر فصل برای حفظ این وضعیت کافی است.