مدير الملف التجاري على Google: الأدوار والوصول
من يجب أن يكون مدير الملف التجاري على Google ومن يكون مالكا؟ الأدوار والحدود وقاعدة الأيام السبعة ونموذج وصول آمن للفرق والوكالات.
بقلم Roozbeh Nazari · CEO
معظم مشكلات الوصول إلى بطاقة النشاط المحلي ليست اختراقات، بل بقايا قديمة: موظف سابق ما زال مالكا، أو وكالة أنشأت الملف من حسابها الخاص، أو مؤسس يحتفظ بدور المالك الأساسي على بريده الشخصي في Gmail. تحديد من هو مدير الملف التجاري على Google ومن هو المالك ومن لا يملك أي وصول مهمة حوكمة صغيرة تحمي البطاقة التي يراها عملاؤك في بحث Google وخرائط Google. يشرح هذا الدليل الأدوار الثلاثة كما توثقها Google، وطريقة إضافة الأشخاص وتغيير أدوارهم وإزالتهم، ونموذج الوصول الذي ننصح به للأنشطة ذات الفرع الواحد والعيادات والعلامات متعددة الفروع.
الأدوار الثلاثة في الملف التجاري على Google
تصف مستندات المساعدة من Google ثلاثة أدوار. لكل ملف مالك أساسي واحد فقط، ويمكن أن يكون للملف عدة مالكين وعدة مديرين. الفروق بين الأدوار ضيقة، لكنها تصبح مهمة عندما يحدث خلل.
- المالك الأساسي: واحد لكل ملف. يملك كل صلاحيات المالك ولا يمكن إزالته قبل نقل الملكية الأساسية إلى شخص آخر.
- المالك: لديه تحكم كامل، ويشمل ذلك إضافة الأشخاص وإزالتهم وتغيير أدوار الآخرين وحذف الملف.
- المدير: لديه تقريبا الوصول نفسه الذي يملكه المالك مع استثناءين. لا يستطيع المدير إضافة الأشخاص أو إزالتهم ولا يستطيع حذف الملف.
في العمل اليومي تبدو الأدوار متطابقة. بحسب Google يستطيع المالكون والمديرون معا تعديل معلومات النشاط مثل ساعات العمل والعنوان ورقم الهاتف والروابط، وقبول تحديثات Google، ونشر المنشورات، وإدارة الصور والمنتجات، والرد على المراجعات والأسئلة، واستخدام المراسلة، وتنزيل بيانات الأداء، وإدارة روابط حسابات Google Ads. لهذا السبب يكفي دور المدير لكل من يعمل على البطاقة تقريبا.
ما الذي يستطيع مدير الملف التجاري على Google فعله وما الذي لا يستطيعه
القراءة العملية بسيطة. المدير يستطيع تنفيذ العمل، أما تغيير من ينفذ العمل فهو للمالك وحده. إذا كان الشخص يحتاج فقط إلى تحديث ساعات العطل أو رفع الصور أو الرد على المراجعات أو استخراج الأرقام الشهرية، فدور المدير يغطي ذلك كله. والأمران اللذان لا يستطيعهما المدير، أي إدارة الأشخاص وحذف الملف، هما بالضبط أصعب إجراءين في التراجع عنهما.
هذا هو مبدأ أقل الصلاحيات مطبقا على بطاقة محلية: امنح كل شخص أدنى دور يسمح له بإتمام مهامه. بذلك يقل الضرر الناتج عن حساب مخترق أو عن إنهاء خدمة موظف على عجل أو عن خلاف مع مورد، من دون أن يتأخر عمل أحد.
كيف تضيف الأشخاص وتغير أدوارهم وتزيلهم
تدار الصلاحيات من إعدادات الملف في قسم "الأشخاص والوصول". يختار المالك خيار الإضافة ويدخل البريد الإلكتروني للشخص ويحدد دور المالك أو المدير ثم يرسل الدعوة. تذكر Google أن المستخدمين المدعوين يحصلون على الوصول فور قبولهم الدعوة. لتغيير دور، يفتح المالك بيانات الشخص ويعدل مستوى الوصول ثم يحفظ. ولإزالة شخص، يختاره المالك ثم يختار إزالة الشخص. ويستطيع أي شخص غير المالك الأساسي أن يغادر بنفسه باختيار التوقف عن إدارة الملف.
هناك تفصيلان في مستندات Google يستحقان المعرفة قبل التخطيط لأي تسليم:
- المالكون والمديرون الجدد مقيدون لمدة 7 أيام. خلال هذه المدة لا يستطيعون حذف ملف أو استعادة ملف محذوف، ولا إزالة مالكين أو مديرين آخرين، ولا نقل الملكية الأساسية. وعند المحاولة تظهر رسالة خطأ.
- إزالة الشخص لا تزيل عمله. تبقى ردود المراجعات والمنشورات والتعليقات التي كتبها ذلك الشخص على الملف.
لقاعدة الأيام السبعة أثر في التخطيط. إذا كان الموظف الذي يحمل دور المالك الأساسي سيغادر في نهاية الأسبوع، فإضافة بديله في يومه الأخير تأتي متأخرة جدا لتسليم نظيف. أضف المالك الجديد مبكرا، وانتظر انتهاء مدة التقييد، ثم انقل الملكية الأساسية، وبعد ذلك فقط أزل الحساب القديم.
نموذج وصول بسيط للفرق والوكالات
البنية التالية تناسب معظم المؤسسات، وهي ما نعده في بداية أي مشروع سيو محلي:
- المالك الأساسي: حساب Google تتحكم به الشركة، لا بريد Gmail شخصي ولا بيانات دخول الوكالة. احمه بالتحقق بخطوتين واحفظ بيانات الاسترداد في مكان تستطيع الشركة الوصول إليه.
- المالكون: شخص أو شخصان من كبار الموظفين داخل النشاط، حتى يوجد دائما من يستطيع إدارة الوصول عند تعذر الوصول إلى المالك الأساسي.
- المديرون: كل من عدا ذلك، ويشمل فريق التسويق وموظفي الاستقبال الذين يحدثون ساعات العمل وأي وكالة أو مستقل.
يجب أن تكون الوكالات مديرين لا مالكين. تقول إرشادات Google حول العمل مع الأطراف الخارجية إن مالكي الملف وحدهم يتحكمون في من يملك الوصول، وهذا هو الموقع الذي ينبغي أن يحتفظ به النشاط. الوكالة التي تصر على امتلاك البطاقة أو التي تنشئ الملف من حسابها تجعل تغيير المورد لاحقا أمرا صعبا عليك.
في العلامات ذات الفروع الكثيرة طبق النموذج نفسه على مستوى المجموعة. يستطيع المالكون والمديرون إنشاء مجموعات مواقع، فينظم الوصول بحسب المنطقة أو العلامة بدلا من كل ملف على حدة، ويراجع من مكان واحد عند انتهاء أي عقد.
استعادة ملف لا تتحكم به
إذا كانت البطاقة موجودة لكن لا أحد في النشاط يملك الوصول إليها، توفر Google إجراء لطلب الملكية. تبدأ من business.google.com/add وتبحث عن النشاط وتختار طلب الوصول ثم تملأ النموذج. يتلقى المالك الحالي رسالة بريد إلكتروني، وبحسب Google لديه 3 أيام للرد. إذا قبل الطلب تحصل على الوصول. وإذا رفض تستطيع مع ذلك اقتراح تعديلات أو تقديم اعتراض. وإذا لم يصل رد بعد 3 أيام فقد يتاح لك خيار المطالبة بالملف بنفسك. وتوضح Google أن الأنشطة التي تخدم مناطق من دون عنوان متجر تحتاج إلى التواصل مع الدعم بدلا من النموذج المعتاد.
قبل تقديم الطلب افحص الأماكن البديهية: صناديق بريد الشركة القديمة، وحساب من أنشأ الموقع الإلكتروني، وموردي التسويق السابقين. رسالة مباشرة إلى المالك الحالي تطلب فيها إضافتك مالكا تكون في العادة أسرع من المسار الرسمي.
قواعد الوصول للعيادات والقطاعات الحساسة
تستحق العيادات عناية إضافية لأن الملف يحمل تواصلا موجها إلى المرضى. ردود المراجعات والرسائل تكتب باسم العيادة، لذلك يجب أن يكون أصحاب صلاحية المدير هم الأشخاص المدربين على طريقة حديث العيادة عن معلومات المرضى. اجعل القائمة قصيرة، واستخدم حسابات فردية بأسماء أصحابها بدلا من كلمة مرور مشتركة حتى يمكن تتبع كل إجراء إلى شخص محدد، وأزل الوصول في اليوم الذي يغادر فيه أي شخص.
العمل مع طرف خارجي بأمان
نصائح Google نفسها للأنشطة التي تستعين بجهة خارجية قائمة تحقق مفيدة. توصي Google بأن تتعلم أساسيات المنتج بنفسك، وأن تسأل عن الخبرة مع أنشطة مشابهة، وأن تعمل مع مزود واحد في كل مرة، وأن تراجع الأداء كل شهر. وتذكر أيضا علامات تحذير: مزود لا يشارك بيانات الأداء، أو يدعي تمثيل Google، أو يهدد بإزالة ملفك، أو يتقاضى أكثر من المتفق عليه، أو يعد بموضع ثابت في البحث أو الخرائط. لا تستطيع أي وكالة أن تعد بمركز محدد، والمزود الذي يفعل ذلك يصف شيئا خارج سيطرته.
قائمة مراجعة ربع سنوية للوصول
- افتح قسم "الأشخاص والوصول" وتأكد من أن كل شخص في القائمة ما زال يعمل مع النشاط.
- تحقق من أن المالك الأساسي حساب تتحكم به الشركة ومحمي بالتحقق بخطوتين.
- خفض دور أي مالك لا يحتاج إلا إلى تعديل المحتوى إلى مدير.
- أزل الموظفين السابقين والموردين السابقين، مع مراعاة قيد 7 أيام على الأشخاص المضافين حديثا.
- تأكد من أن الوكالات تملك صلاحية المدير وأن عقدك ينص على أن الملف ملك للنشاط.
- سجل من يملك أي دور وتاريخ المراجعة.
الوصول ليس أسلوبا لتحسين الترتيب ولن يغير مدى ظهور الملف. ما يفعله هو ضمان ألا يضيع الجهد الذي بذلته في البطاقة بسبب بيانات دخول لا يتذكرها أحد. عشر دقائق كل ربع سنة تكفي للحفاظ على ذلك.